Sistem Informasi

Sistem Informasi adalah kombinasi dari teknologi informasi dan aktivitas orang yang menggunakan teknologi itu untuk mendukung operasi dan manajemen. Dalam arti yang sangat luas, istilah sistem informasi yang sering digunakan merujuk kepada interaksi antara orang, proses algoritmik, data, dan teknologi. Dalam pengertian ini, istilah ini digunakan untuk merujuk tidak hanya pada penggunaan organisasi teknologi informasi dan komunikasi (TIK), tetapi juga untuk cara di mana orang berinteraksi dengan teknologi ini dalam mendukung proses bisnis.

Definisi Sistem Informasi

Menurut Tata Sutabri dalam bukunya, Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi organisasi yang bersifat manajerial dalam kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan – laporan yang diperlukan.

Suatu sistem informasi pada dasarnya terbentuk melalui suatu kelompok kegiatan operasi yang tetap,   yaitu:

            - Mengumpulkan data

            - Mengelompokkan data

            - Menghitung

            - Menganalisa

            - Menyajikan laporan

Sasaran sistem informasi adalah:

 - Meningkatkan penyelesaian tugas. Yaitu Pemakai harus lebih produktif agar menghasilkan keluaran yang memiliki mutu yang tinggi.

 - Meningkatkan efektifitas secara keseluruhan. Maksudnya Sistem harus mudah dan sering digunakan.
 - Meningkatkan efektifitas ekonomi.
Dengan menggunakan system, Keuntungan yang diperoleh dari sistem harus lebih besar dari biaya yang dikeluarkan.

Kualitas dari suatu informasi tergantung dari 3 (tiga) hal yaitu :

1.      Akurat (accurate)
Informasi harus bebas dari kesalahan dan tidak boleh menyesatkan.Akurat juga berarti   bahwa informasi harus jelas mencerminkan maksudnya.

2.      Tepat waktu (timelines)
Informasi yang sampai pada penerima tidak boleh tertunda. Informasi yang sudah usang nilainya akan berkurang. Karena informasi merupakan landasan didalam pengambilan suatu keputusan.

3.      Relevan (relevance)
Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk penggunanya.Relevansi informasi untuk setiap orang, satu dan lainnya pasti berbeda.

Manfaat adanya sistem informasi yaitu :

1. Menyajikan informasi guna mendukung pengambilan suatu keputusan
2. Menyajikan informasi guna mendukung operasi harian.
3. Menyajikan informasi yang berkenaan dengan kepengurusan.

Beberapa komponen sistem informasi dapat diklasifikasikan sebagai :

1. Perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) yang berfungsi sebagai mesin.

2. Manusia (people) dan prosedur (procedures) yang merupakan manusia dan tata cara

menggunakan mesin.

3. Data merupakan jembatan penghubung antara manusia dan mesin agar terjadi suatu proses pengolahan data.

Sumber : (Buku Tata Sutabri, Sistem Informasi Manajemen, 2005, Yogyakarta, Andi)

- http://artikel-teknologi-informasi.blogspot.com/2013/03/pengertian-sistem-informasi.html

SDLC

SDLC menurut Henry C. Lucas Junior Merupakan suatu bentuk yang digunakan untuk menggambarkan tahapan utama dan langkah-langkah di dalam tahapan dalam proses pengembangannya. Pada system life cycle tiap-tiap bagian dari pengembangan sistem dibagi menjadi beberapa tahapan kerja. Tiap-tiap tahapan ini mempunyai karakteristirk tersendiri, tahapan utama siklus hidup pengembangan sistem dapat terdiri dari tahapan perencanaan sistem (system planning), analisis sistem(system analysis), desain sistem (system desain), seleksi sistem (system selection), implementasi sistem (system implementation), dan perawatan sistem (system maintenace).

Tahapan-tahapan dalam SDLC adalah :

1. Inception (Tahap Persiapan)

Pekerjaan (Action) : Preliminary Study (Studi Awal)

Tugas (Task) : Respond to idea for a system (Tanggapan terhadap ide sebuah sistem) : Merespon rencana, persiapan dan definisi proyek sistem apa yang ingin dikerjakan atau mengulas permasalahan  mengapa sistem baru perlu dibuat. Sketch outline of system,  I / O & Files : Mendefinisikan gambaran besar sistem yaitu membuat sketsa input, output dan file yang akan dikerjakan.

2. Feasibility Study (Tahap Studi Kelayakan)

Pekerjaan (Action) : Existing Procedure (Identifikasi kelayakan prosedur-prosedur atau dokumen-dokumen yang telah ada), Alternative System (Menentukan kelayakan alternatif sistem) dan Cost Estimates (Menentukan kelayakan perkiraan biaya atas perlengkapan-perlengkapan yang akan dipakai).

Tugas (Task) : Describe existing methods of processing informations (if they exist) output, input, file processing : Menguraikan metode pengolahan informasi output, input dan pengolahan file yang telah ada (jika ada).

Delineate software and hardware alternatif : Menggambarkan garis besar perangkat keras dan lunak alternatif yang dapat dipakai untuk mengatasi permasalahan yang diakibatkan oleh prosedur–prosedur yang ada saat ini.

Determine feasibility : Melakukan perbandingan antara sistem yang ada saat ini dengan sistem baru yang akan dibuat, sehingga dapat disimpulkan kelayakan dari sistem baru yang akan diajukan. (Kelayakan ini menyangkut kelayakan atas teknik, operasi, jadwal, ekonomi, dan kelyakan hukum)

Choose an alternative software and hardware combination : Menentukan suatu kombinasi (arsitektur jaringan) perangkat keras dan lunak pilihan yang akan dipakai untuk sistem yang diajukan.

 3. System Analysis (Tahap Analisa Sistem)

Analisis Sistem dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.

Pekerjaan (Action) : Details of present procedures (Menganalisa rincian langkah-langkah pengoperasian prosedur)

Tugas (Task) : Complete analysis of existing system and document it. Collect data on transaction and file volumes. Melengkapi identifikasi, pemahaman, analisa dan dokumentasi hasil analisis sistem yang telah ada.Menyeleksi data pada masing-masing volume transaksi dan arsip yang ada.

4. Requirement Analysis (Tahap Analisa Kebutuhan)

Pekerjaan (Action) : User Needs (Menganalisa para pemakai sistem dan kebutuhannya), Collection of  data  volume, I/O, file (Seleksi arsip, input/output dan volume data), Boundary setting (Mengidentifikasi kembali ruang lingkup dan sasaran sistem yang akan dibuat)

Tugas (Task) : Repeated meeting with users to determine their needs and to review design to date. Melakukan pertemuan berulang kali bersama pemakai dengan menampilkan disain yang ditawarkan dan untuk dapat menyimpulkan kebutuhannya atas sistem baru yang akan dibuat).

 5. Design (Tahap Perancangan)

Pekerjaan (Action) : Ideal system unconstrained (Rancangan sistem yang ideal/mengena sebagaimana mestinya/bersifat tak terbatas), Revision to make ideal acceptable (Rancangan perbaikan untuk memberikan kepuasan ideal bagi pemakai sistem).

Tugas (Task) : Develop design from user requirement : Mengembangkan rancangan sesuai kebutuhan pemakai sistem dengan memperhatikan tekanan-tekanan desain seperti integrasi, jalur pemakai sistem, persaingan, kualitas dan daya guna informasi, faktor-faktor organisasi dan manusia, kebutuhan-kebutuhan sistem, pengolahan data, biaya efektivitas serta kelayakan.

Choose strategy of packages, generator, non-procedurral language, prototyping and user development or some combination : Menentukan siasat atas software paket, software pembangkit, bahasa non prosedur, prototipe dan  perkembangan pemakai sistem atau kombinasi lainnya.

6. Specifications (Tahap Rancang Bangun)

Pekerjaan (Action) : Processing Logic (Menjabarkan logika pengolahan sistem), File design + I/O (Menjabarkan rancangan arsip, input dan output sistem), Programming Requirements (Menjabarkan kebutuhan pemrograman) dan Manual Procedures (Menjabarkan prosedur-prosedur manual sistem).

Tugas (Task) : Develop spesification as far as needed for choosen strategy : Mengembangkan penjabaran spesifik sejauh kebutuhan siasat yang ditentukan.

7. Programming (Tahap Pemrograman)

Pekerjaan (Action) : Programming (Mengkonversi sistem dalam bentuk program komputer).

Tugas (Task) : Develop program specification, module, schedule and work plan (Mengembangkan spesifikasi program, modul, jadwal dan rencana kerja).

8. Testing (Tahap Pengujian)

Pekerjaan (Action) : Unit Test + Combined Module Test (Melakukan pengujian pada unit-unit dan modul kombinasi yang telah ditentukan) dan Accpetance Test (Melakukan pengujian kepuasan atas pemakaian sistem).

Tugas (Task) : Conduct Unit, Combined Module and Acceptance test (Menjalan unit, modul kombinasi dan pengujian kepuasan pemakaian)

9. Training (Tahap Pelatihan)

Pekerjaan (Action) : Training

Tugas (Task) : Plan and Conduct (Merencanakan pelatihan dan penjalanan sistem)

10. Installation (Tahap Instalasi)

Pekerjaan (Action) : Conversion and installation (pemasangan sistem dan pengkonversinya).

Tugas (Task) : Plan, collect data and convert (Merencanakan, menentukan data dan mengkonversinya)

11. Operation (Tahap Operasi)

Pekerjaan (Action) : Maintenance and enhancements (Melakukan perawatan serta perbaikan dan peningkatan kualitas sistem).

Tugas (Task) : Routine maintenance and enhancements

12. Documentation (Tahap Dokumentasi)

Pekerjaan (Action) : Documentation.

Tugas (Task) : Mengarsipkan data terakhir sehingga bisa dilihat kembali.

Beberapa Metodologi / Cara pendekatan formal penerapan  SDLC

ada 3 kelompok/katagori  penerapan SDLC antara lain :

1. Desain Terstruktur

Metodologi desain terstruktur menggunakan pendekatan langkah-demi-langkah formal SDLC yang bergerak secara logis dari satu tahap ke tahap berikutnya.
banyak Metodologi berpusat pd proses dan berpusat pada data mengikuti pendekatan dasar dua kategori desain terstruktur yaitu :.

•  Waterfall development : analisa dan pengguna diproses secara berurutan dari satu tahap ke tahap berikutnya.

• Parallel development : membuat desain secara umum untuk seluruh sistem dan kemudian membagi proyek menjadi serangkaian sub-proyek yang berbeda yang dapat dirancang dan dilaksanakan secara paralel. Setelah semua sub-proyek selesai,   integrasi akhir dari potongan-potongan terpisah, dan sistem ini di delivery. Metodologi pengembangan Paralel untuk mengatasi masalah
  penundaan yang lama antara tahap analisis dan deliveri/pengiriman sistem.

2. Rapid aplication developmen (RAD)

Metodologi berbasis RAD berusaha untuk mengatasi kedua kelemahan metodologi desain terstruktur dengan menyesuaikan fase SDLC untuk mendapatkan beberapa bagian dari sistem dikembangkan dengan lebih cepat sampai tangan pengguna. Dengan cara ini, pengguna dapat  lebih memahami sistem dan menyarankan revisi yang membawa sistem lebih dekat dengan apa yg dibutuhkan.

• Phased development  : Sebuah metodologi berbasis pengembangan  secara bertahap, memecah keseluruhan sistem menjadi serangkaian versi yg dikembangkan secara berurutan. Tahap analisis mengidentifikasi konsep sistem secara keseluruhan,  tim proyek, pengguna, dan sistem sponsor kemudian mengkategorikan persyaratan menjadi serangkaian versi. Persyaratan yang paling penting dan mendasar digabung dalam versi pertama dari sistem. Tahap analisis kemudian mengarah ke desain dan implementasi-tapi hanya dengan set persyaratan yang diidentifikasi untuk versi 1

• Prototyping  : Metodologi berbasis prototyp  melakukan analisis, desain, dan  implementasi secara bersamaan, dan ketiga fase  tsb  dilakukan berulang-ulang dalam  sebuah siklus sampai sistem ini lengkap.

• Trowaway prototyping

3. Agile development.

- Extrem programming

Sumber : (Buku Analisis Desain & Implementasi Sistem Informasi ,Lucas, Henry C.(jr.),Erlangga, 1987)

- http://pccontrol.wordpress.com/2012/07/16/pengetahuan-dasar-analisis-dan-desain-sistem-informasi/

Visual Basic.Net

VB.Net ( Visual Basic.Net ) adalah generasi selanjutnya dari Visual Basic. Visual Basic.Net memungkinkan kita untuk membangun aplikasi database client atau server performa tinggi dan sangat cocok didampingkan dengan perangkat lunak SQL server.
Pemilihan visual basic.Net sebagai program pengembang sistem ini adalah karena merupakan salah satu program aplikasi yang berada di bawah platform.NET framework. Dalam dialog New Project terdapat beberapa jenis aplikasi yang akan dibuat termasuk bahasa pemrograman yang digumakan. Jenis aplikasi yang dapat dibuat adalah :

- Windows Application : Aplikasi yang paling umum dibuat, menggunakan interface windows, Biasanya,Windows Application merupakan interface aplikasi, sedangkan logic aplikasi terdapat di dalam Class Library. Windows Application dapat berisi form,class,XML file,maupun file VB Script dan Jscript.

- Class Library : Class merupakan fondasi dasar untuk membentuk objek dalam pemrograman berorientasi objek. Class Library tidak memiliki interface tertentu seperti form, tetapi dapat diakses oleh aplikasi lain untuk menjalankan berbagai fungsi yang terdapat didalamnya.

- Windows Control Library : Anda dapat berkreasi membuat control sendiri dan memasukan berbagai fungsi yang anda inginkan di dalam control tersebut.

- ASP.NET Web Application : Project yang digunakan untuk membuat aplikasi web, perubahan utamanya adalah dapat deprogram menggunakan berbagai bahasa NET.

- ASP.NET Web Service : Web service merupakan salah satu ide utama dalam NET. Anda dapat membuat web service dan meletakanya di web server untuk diakses berbagai aplikasi.

- Console Application : Aplikasi dengan tampilan text mode atau DOS. Aplikasi jenis ini biasa digunakan sebagai monitoring service atau remote application di mana sumber daya computer dan bandwith sangat terbatas.

- Windows Service : Aplikasi yang berjalan sebagai service di windows,yang di load bersamaan dengan proses start up windows.Aplikasi ini berjalan di background dan biasanya tidak memiliki interface.Penerapan aplikasi ini misalnya untuk pembuatan scanning antivirus,server FTP, dan remote server.

- Web Control Library : Hampir sama dengan Windows Control Library tapi digunakan untuk aplikasi Web.

Tampilan awal Visual Basic akan tampak seperti gambar 7.2.

Pada gambar 7.2 kita diminta untuk memilih jenis proyek yang akan kita buat. Untuk tahap awal, proyek Standar.EXE merupakan pilihan yang biasa dilakukan. Setelah kita memilih Standar.EXE, maka kita akan dibawa pada tampilan berikut.

Sebelum kita bekerja dengan Visual Basic, maka ada baiknya kita mengenali lebih dulur lingkungan kerja (IDE) Visual Basic.IDE (Integrated Developement Environment) Visual Basic merupakan Lingkungan Pengembangan Terpadu bagi programmer dalam mengembangkan aplikasinya.Dengan menggunakan IDE programmer dapat membuat user interface, melakukan coding, melakukan testing, dan debuging serta menkompilasi program menjadi executable. Penguasaan yang baik akan IDE akan sangat membantu programmer dalam mengefektifkan tugas-tugasnya, sehingga dapat bekerja dengan efisien. Tampilan IDE VB dapat dilihat pada gambar 7.4.

• Menu Bar, digunakan untuk memilih tugas-tugas tertentu seperti menyimpan project, membuka project, dll
• Main Toolbar, digunakan untuk melakukan tugas-tugas tertentu dengan cepat.
• Jendela Project. Jendela ini berisi gambaran dari semua modul yang terdapat dalam aplikasi kita. Kita dapat menggunakan icon Toggle Folders untuk menampilkan modul-modul dalam jendela tersebut secara di group atau berurut berdasarkan nama. Kita dapat menggunakan Ctrl+R untuk menampilkan jendela project, ataupun menggunakan icon Project Explorer.
• Jendela Form Designer. Jendela ini merupakan tempat kita untuk merancang user interface dari aplikasi kita. Jadi, jendela ini menyerupai kanvas bagi seorang pelukis.
• Jendela Toolbox. Jendela ini berisi komponen-komponen yang dapat kita gunakan untuk mengembangkan user interface.
• Jendela Code, merupakan tempat bagi kita untuk menulis kode. Kita dapat menampilkan jendela ini dengan menggunakan kombinasi Shift-F7.
• Jendela Properties, merupakan daftar properti-properti object yang sedang terpilih. Sebagai contoh, kita dapat mengubah warna tulisan (foreground) dan warna latarbelakang (background). Kita dapat menggunakan F4 untuk menampilkan jendela properti.
• Jendela Color Palette, adalah fasilitas cepat untuk mengubah warna suatu object.
• Jendela Form Layout, akan menunjukan bagaimana form bersangkutan ditampilkan ketika run-time.

Jendela Toolbox merupakan jendela yang sangat penting bagi kita. Dari jendela ini, kita dapat mengambil komponen-komponen (object) yang akan ditanamkan pada form untuk membentuk user interface.

• Pointer bukan merupakan suatu kontrol; gunakan icon ini ketika kita ingin memilih kontrol yang sudah berada pada form.
• PictureBox adalah kontrol yang digunakan untuk menampilkan image dengan format: BMP, DIB (bitmap), ICO (icon), CUR (cursor), WMF (metafile), EMF (enhanced metafile), GIF, dan JPEG.
• Label adalah kontrol yang digunakan untuk menampilkan teks yang tidak dapat diperbaiki oleh pemakai.
• TextBox adalah kontrol yang mengandung string yang dapat diperbaiki oleh pemakai, dapat berupa satu baris tunggal, atau banyak baris.
• Frame adalah kontrol yang digunakan sebagai kontainer bagi kontrol lainnya.
• CommandButton merupakan kontrol hampir ditemukan pada setiap form, dan digunakan untuk membangkitkan event proses tertentu ketika pemakai melakukan klik padanya.
• CheckBox digunakan untuk pilihan yang isinya bernilai yes/no, true/false.
• OptionButton sering digunakan lebih dari satu sebagai pilihan terhadap beberapa option yang hanya dapat dipilih satu.
• ListBox mengandung sejumlah item, dan user dapat memilih lebih dari satu (bergantung pada property MultiSelect).
• ComboBox merupakan konbinasi dari TextBox dan suatu ListBox dimana pemasukkan data dapat dilakukan dengan pengetikkan maupun pemilihan.
• HScrollBar dan VScrollBar, digunakan untuk membentuk scrollbar berdiri sendiri.
• Timer digunakan untuk proses background yang diaktifkan berdasarkan interval waktu tertentu. Merupakan kontrol non-visual.
• DriveListBox, DirListBox, dan FileListBox, sering digunakan untuk membentuk dialog box yang berkaitan dengan file.
• Shape dan Line digunakan untuk menampilkan bentuk seperti garis, persegi, bulatan, oval.
• Image berfungsi menyerupai image box, tetapi tidak dapat digunakan sebagai kontainer bagi kontrol lainnya. Sesuatu yang perlu diketahui, bahwa kontrol image menggunakan resource dapat lebih kecil dibandingkan dengan PictureBox
• Data digunakan untuk data binding
• OLE dapat digunakan sebagai tempat bagi program eksternal seperti Microsoft Excel, Word, dll.

- (Buku Junindar, Panduan Lengkap Menjadi Programmer,2008,mediakita).

- http://www.varia.web.id/2013/05/dasar-dasar-visual-basic.html

Microsoft SQL Server

Microsoft SQL Server adalah sebuah platform informasi cloud-siap yang akan membantu organisasi membuka wawasan terobosan di seluruh organisasi dan cepat membangun solusi untuk memperpanjang data di lokal dan awan publik

SQL Server memberikan  beberapa  kemampuan  terobosan  yang akan  memberdayakan  organisasi  Anda untuk skala operasi database dengan keyakinan dan meningkatkan IT dan efisiensi pengembang, serta memungkinkan sangat scalable dan dikelola dengan baik intelijen bisnis secara self-service bagi pengguna.

APA KEGUNAAN DAN FUNGSI SQL itu sendiri ?

SQL memungkinkan anda mengakses dan memanipulasi database.

SQL dapat mengeksekusi query terhadap database

SQL dapat mengambil data dari database

SQL dapat menyisipkan catatan dalam database

SQL dapat memperbarui catatan dalam database

SQL dapat menghapus catatan dari database

SQL dapat membuat database baru

SQL dapat membuat tabel baru dalam database

SQL dapat membuat prosedur yang tersimpan dalam database

SQL dapat membuat pemandangan dalam database

SQL dapat mengatur hak akses pada tabel, prosedur, dan pandangan

Pada tahun 2000 Microsoft mengeluarkan SQL Server 2000 yang merupakan versi yang banyak digunakan. Berikut ini adalah beberapa fitur yang dari sekian banyak fitur yang ada pada SQL Server 2000:

a. XML Support. Dengan fitur ini, Anda bisa menyimpan dokumen XML dalam suatu tabel, meng-query data ke dalam format XML melalui Transact-SQL dan lain sebagainya.

b. Multi-Instance Support. Fitur ini memungkinkan Anda untuk menjalankan beberapa database engine SQL Server pada mesin yang sama.

c. Data Warehousing and Business Intelligence (BI) Improvements. SQL Server dilengkapi dengan fungsi-fungsi untuk keperluan Business Intelligence melalui Analysis Services. Selain itu, SQL Server 2000 juga ditambahi dengan tools untuk keperluan data mining.

d. Performance and Scalability Improvements. SQL Server menerapkan distributed partitioned views yang memungkinkan untuk membagi workload ke beberapa server sekaligus. Peningkatan lainnya juga dicapai di sisi DBCC, indexed view, dan index reorganization.

e. Query Analyzer Improvements. Fitur yang dihadirkan antara lain: integrated debugger, object browser, dan fasilitas object search.

f. DTS Enhancement. Fasilitas ini sekarang sudah mampu untuk memperhatikan primary key dan foreign key constraints. Ini berguna pada saat migrasi tabel dari RDBMS lain.

g. Transact-SQL Enhancements. Salah satu peningkatan disini adalah T-SQL sudah mendukung UDF (User-Definable Function).Ini memungkinkan Anda untuk menyimpan rutin-rutin ke dalam database enginen.

Batasan SQL Server 2000

Microsoft SQL Server mempunyai beberapa batasan dimana batasan tersebut memiliki prioritas diatas trigger, aturan dan nilai defaultnya. Sebagai gambaran table berikut akan menjelaskan batasan-batasan yang dimaksud.

Jenis – jenis Perintah SQL Server 2000

Secara garis besar, SQL Server mempunyai 3 (Tiga) jenis Transact SQL yaitu [Yus05]:

Data Definition Language (DDL), merupakan bagian dari sistem manajemen database yang dipakai untuk mendefinisikan dan mengatur semua atribut dan properti dari sebuah database.

Data Manipulation Language (DML), merupakan perintah – perintah yang digunakan untuk menampilkan, menambah, mengubah, dan menghapus data di dalam obyek – obyek yang didefinisikan oleh DDL.

Data Control Language (DCL), digunakan untuk mengontrol hak – hak pada obyek – obyek database. 

Sumber : (telah di translate) http://www.microsoft.com/en-us/sqlserver/product-info.aspx
- http://liveintranet.blogspot.com/2014/02/pengertian-microsoft-sql-server.html
- http://ilmukomputerdananalisis.blogspot.com/2013/12/pengertian-dan-fungsi-sql-server.html

Microsoft Visio

Microsoft Visio adalah program yang dikeluarkan Microsoft Corp. Yang diperuntukan menggambar rancangan arsitektur,sofware,network,bagan struktur organisasi, peta, dan  masih banyak lagi.Program ini memiliki keistimewaan tersendiri, antara lain pada jumlah shape(gambar pendukung)yang sangat banyak dan telah tergabung dalam template tersendiri,tool pembuat gambar yang bermacam-macam, dan juga database gambar.Dengan database anda dapat menambahkan informasi yang rinci tentang gambar tersebut. Misalnya pada gambar denah rumah, Anda bisa merinci bagian-bagian rumah dalam databasebe tersendiri.Anda dapat memberikan informasi pada setiap perabot yang ada dalam denah gambar anda.Misal, jika pada denah ada gambar computer, maka anda dapat membuat database untuk computer tersebut, tentang harganya, waktu pembelian, spesifikasi, dll.

Adapun untuk mengaktifkan Microsoft visio adalah sebagai berikut :

1. Klik menu start di windows
2. Sorot kursor mouse di program dan klik u
3. Pilihlah shortcut menu Microsoft Visio dan klik mouse
4. Maka Kita mulai masuk pada menu visio sebagai berikut :
• Pilihan paper orientation digunakan untuk menentukan pilihan bentuk cetakan.Jika ingin membuat jenis kertas dengan ukuran yang berbeda dari bentuk kertas yang ada, sorotlah tab control paper size dan pilihlah custom size pada menu paper size. Tab control drawing scale digunakan untuk menentukan skala gambar yang akan kita buat dengan pilihan default no scale (jika skala yang digunakan 1 : 1).  Untuk pilihan yang lain kita dapat menseting pada pilihan pre-defined scale dengan pilihan yang dapat dipakai yaitu : skala metrics, skala arsitektur, skala civil enginnering, maupun skala mekanik dengan perbandingan skala 1 : 1000 sampai dengan 50 : 1. Tab control page properties digunakan untuk mendefinisikan tipe dari halaman visio yang kita buat, apakah berfungsi sebagai foreground page atau sebagai background page .Pada versi terbaru dari visio ini dikenalkan tab control shadows yang berfungsi memberi efek bayangan pada halaman visio.Pada menu view terdapat beberapa sub menu pilihan yang dapat dipilih seperti penggunaan ruler (penggaris) yang jika dipilih sehingga tampak tanda ü pada menu tersebut akan memunculkan penggaris pada di atas  drawing. Pilihan grid akan memunculkan tanda grid pada halaman drawing. Pilihan guide akan memunculkan guideness jika gambar kita letakan pada halaman drawing. Membuat New Drawing dengan bantuan template Untuk membuat gambar baru dengan bantuan template dibuat dengan cara :
• Pada menu file pilihlah new dan klik u
• Pilih choose drawing type dan klik mouse, sehingga dilayar akan tampak
• Pada taskpane category disebelah kiri layar pilih organization chart, dan pada template klik gambar organization chart di taskpane template
5. Maka template organization chart telah siap untuk dirancang gambarnya pada Microsoft Visio 2003 terdapat sembilan buah menu. Menu-menu tersebut antara lain File,  Edit, View, Insert, Format, Tools, Shape, Window, dan Help.Untuk setiap menu terdapat submenu sesuai dengan fungsi atau kegunaan masing-masing. Fungsi menu tersebut antara lain: 
1. File: menu untuk mengatur yang berhubungan dengan file seperti untuk membuat file baru, membuka file, menutup file,mengatur file, dan lain-lain. 
2. Edit: menu untuk proses pengeditan seperti copy, paste, delete, dan lain-lain
3. View:menu untuk mengatur tampilan lingkungan kerja Visio dan halaman pengerjaan.
4. Insert: menu untuk menyisipkan objek, gambar, simbol, komentar, dan lain-lain.
5. Format: menu untuk mengatur halaman pengerjaan. 
6. Tools: menu ini berhubungan dengan fasilitas yang disediakan oleh Microsoft Visio.Beberapa fasilitas yang disediakan yang terdapat padamenu Tools antara lain Macro, Ruler & Grid. 
7. Shape: menu untuk mengatur objek shape pada halaman pengerjaan. 
8. Window: untuk mengatur tampilan window.
9. Help: untuk bantuan Microsoft Visio.

Sumber : Sumber : (Buku Arif Rahman, Panduan Praktis Visio,2003,Yogyakarta, Andi).

- http://thetechnologyeducation.blogspot.com/2012/11/microsoft-visio.html